Hålla digitalt årsmöte

Fördelar tillsammans med digitalt årsmöte

En given fördel är för att de liksom inte förmå närvara fysiskt på årsmötet nu ges möjlighet. detta kan mot exempel existera av geografiska eller ekonomiska skäl. ett annan fördel är för att tillgängligheten ökar och fler ges chans att existera med. för att genomföra årsmötet digitalt kunna också tilltala andra målgrupper, exempelvis unga medlemmar, såsom därmed ges möjlighet för att påverka samt engagera sig i föreningens utveckling.

Utmaningar tillsammans med digitalt årsmöte

Till utmaningarna hör att detta kan bli svårare för att förbereda årsmötet och fokus riskerar för att hamna vid tekniska ämnen istället till att förbereda årsmöteshandlingar. Dynamiken och delaktigheten i sakfrågorna kan beneath mötet artikel svårare för att få mot på en pedagogiskt sätt. Här existerar det viktigt att mötesordföranden är både kunnig samt lyhörd, därför att viktiga nyanser inom sakfrågorna kommer fram. ett del förmå också uppleva att man tappar en viktigt situation att träffas.

Med bra förberedelser av styrelsen och period för delegaterna att bekanta sig tillsammans system samt dagordning inom tid kunna den digitala lösningen bli till en lyckat möte.

Första frågan för att ställa sig

Den första frågan ni behöver ställa er är angående ni erhålla

Tips till det digitala årsmötet

Förbered välkomnandet av deltagarna genom att lägga upp en bild, exempelvis i Powerpoint, där det står ”Välkommen till Forenas årsmöte! Vi startar kl ”. Det välkomnar dem som loggar in i god tid innan mötet. Efter att ni kört igång mötet och hälsat alla välkomna personligen kan ni gå igenom upplägget för årsmötet, så att deltagarna vet vad som händer och förväntas av dem. Exempel på spelregler för ett digitalt möte kan vara:

• Uppmana mötesdeltagarna att slå av mikrofonen för att undvika störande bakgrundsljud.
• Ge gärna hänvisningar hur mötesdeltagarna ska hantera tekniska problem, ska de skriva i chatten eller ringa? Tips är att utse en ”tekniskt ansvarig” på förhand, som kan hantera de frågor som uppstår.
• Som nämnt ovan, använder ni arbetsgivarens mötesverktyg behöver ni informera om att chatten ej ska användas till att diskutera interna fackliga frågor.
• Förklara hur deltagarna ber om ordet/ställer en fråga under mötets gång.

TÄNK PÅ FÖLJANDE

Förklara noggrant hur röstningen kommer gå till. Gör det i början på mötet och var dessutom extra tydlig när det är dags att rösta för det är viktigt att alla deltagare förstår hur de går tillväga.

7 Steg för att genomföra ett digitalt årsmöte

1. Stadgar och lagar

Innan man kör igång och planerar för fullt kan det vara klokt att kolla om er förening eller företag får genomföra årsmöte digitalt. För de flesta ideella föreningar eller företag finns det inget internt hinder att genomföra digitalt men bolag bör hålla koll på den gällande lagstiftningen som kan förändras. För svenska bolag kan man läsa mer om de regler som behandlar digitala stämmor hos bolagsverket.

2. Heldigital eller hybridmöte

Nästa steg är att undersöka om man vill genomföra sitt digitala årsmöte helt digitalt. Det vill säga att delegater och sekretariat befinner sig på olika platser och att ingen platsinbjudan går ut till delegaterna. Vid ett så kallat hybridmöte finns däremot möjligheten för delegater att befinna sig på platsen där mötet genomförs eller från någon annan plats, alltså en kombination av ett fysiskt och ett digitalt möte.

Bägge mötestyperna har sina fördelar och nackdelar ur olika synvinklar och att ge ett generellt tips på vad er förening eller företag borde genomföra är svårt. Heldigitala årsstämmor har den stora fördelen att de i stort sett alltid kan genomföras som planerat. Under